POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1. Podstawy prawne i przedmiot regulaminu
1. Niniejszy regulamin organizacyjny (zwany dalej „Regulaminem”) został opracowany na podstawie przepisów ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 roku
o działalności leczniczej (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 450 z późn. zm.) oraz innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
2. Regulamin określa zasady funkcjonowania Equilibrium Centrum Terapeutyczne (zwanego dalej „Podmiotem”) oraz sposób i warunki udzielania świadczeń zdrowotnych pacjentom.
3. Postanowienia regulaminu są obowiązujące dla wszystkich pracowników Podmiotu, pracowników czasowych, stażystów, praktykantów oraz wszystkich osób przebywających na terenie Podmiotu.
§ 2. Identyfikacja podmiotu
1. Firma (nazwa): Equilibrium Centrum Terapeutyczne sp. z o.o.
2. Forma prawna: Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
3. Siedziba: Kraków, Województwo Małopolskie, adres: ul. Dobrego Pasterza 56/16, 31-416 Kraków
4. Numer REGON: 543120471
§ 3. Podstawowe obowiązki Podmiotu
1. Podmiot zobowiązany jest do:
a) udzielania świadczeń zdrowotnych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i niniejszym regulaminem;
b) zapewniania właściwej dostępności i jakości świadczeń zdrowotnych;
c) poszanowania praw i godności pacjentów;
d) utrzymywania bezpiecznych warunków dla pacjentów i pracowników;
e) prowadzenia rzetelnej dokumentacji medycznej;
f) współpracy z instytucjami nadzoru i kontroli.
________________________________________
CELE I ZADANIA PODMIOTU
§ 4. Cele działalności
1. Celem Podmiotu jest udzielanie kompleksowych świadczeń zdrowotnych przez osoby do tego uprawnione na podstawie przepisów prawa w zakresie:
a) psychoterapii indywidualnej i grupowej;
b) fizjoterapii i rehabilitacji;
c) poradnictwa i diagnostyki psychologicznej;
d) organizowania działań prozdrowotnych;
e) innych działalności leczniczych (zgodnych z rozszerzaniem działalności).
2. Podmiot dąży do:
a) zapewnienia pacjentom najwyższej jakości opieki zdrowotnej;
b) wspierania procesu zdrowienia i poprawy jakości życia pacjentów;
c) promowania zdrowia psychicznego i fizycznego;
d) współpracy interdyscyplinarnej służącej kompleksowej opiece nad pacjentem.
3. Podmiot Leczniczy może w przyszłości rozszerzać zakres udzielanych świadczeń zdrowotnych oraz tworzyć nowe komórki organizacyjne, w szczególności
w obszarze innych form terapii i rehabilitacji, z uwzględnieniem potrzeb zdrowotnych pacjentów.
§ 5. Zadania Podmiotu
1. Do głównych zadań Podmiotu należy:
a) realizacja umów na świadczenie usług zdrowotnych;
b) udzielanie pacjentom porad, diagnostyki i leczenia w ramach świadczonych usług;
c) prowadzenie dokumentacji medycznej zgodnie z wymogami prawa;
d) szkolenie i doskonalenie pracowników;
e) współpraca z innymi podmiotami leczniczymi w celu zapewnienia ciągłości opieki;
f) realizacja obowiązków wobec organów nadzoru;
g) dążenie do stałego podnoszenia standardu usług zdrowotnych.
________________________________________
STRUKTURA ORGANIZACYJNA
§ 6. Jednostki i komórki organizacyjne
1. Strukturę organizacyjną „Equilibrium Centrum Terapeutyczne sp. z o.o.”
z siedzibą w Krakowie tworzą:
a) Zakład Leczniczy „Equilibrium Centrum Terapeutyczne”
b) Komórki organizacyjne: Poradnia Psychologii i Psychoterapii, Poradnia Fizjoterapii, Recepcja i Administracja.
2. Kierownikiem Podmiotu Leczniczego jest członek zarządu spółki.
3. Podczas nieobecności kierownika zastępuje go upoważniona przez niego osoba
§ 7. Kierownik Podmiotu
1. Kierownikiem Podmiotu jest osoba uprawniona do kierowania Podmiotem
i reprezentowania go na zewnątrz, wskazana w dokumentach rejestrowych.
2. Do kompetencji Kierownika Podmiotu należy w szczególności:
a) ogólne kierowanie działalnością Podmiotu;
b) reprezentowanie Podmiotu wobec organów administracji publicznej i organów nadzoru;
c) zatrudnianie i zwalnianie pracowników;
d) kontrola prawidłowości świadczenia usług;
e) odpowiedzialność za zgodność działalności z przepisami prawa;
f) zatwierdzanie harmonogramów pracy i dyżurów.
3. Kierownik Podmiotu może upoważniać inne osoby do wykonywania poszczególnych czynności w zakresie określonym w pełnomocnictwach.
________________________________________
RODZAJE DZIAŁALNOŚCI LECZNICZEJ I ŚWIADCZENIA ZDROWOTNE
§ 8. Rodzaje udzielanych świadczeń
1. Podmiot udziela świadczeń zdrowotnych w następujących zakresach:
a) Poradnia Psychologii i Psychoterapii: udziela świadczeń psychoterapeutycznych indywidualnych i grupowych, diagnostyki psychologicznej, testów i badań psychologicznych, wsparcia psychologicznego, konsultacji psychologicznych
b) Poradnia Fizjoterapii: realizuje zabiegi fizjoterapeutyczne, terapię manualną i rehabilitację.
c) Recepcja i Administracja: obsługa pacjentów, koordynacja wizyt, sprawy kadrowo-płacowe i gospodarka podmiotu
2. Szczegółowy zakres świadczeń zdrowotnych może być rozszerzany na podstawie zarządzenia Kierownika Podmiotu
3. Komórki współpracują pod kierunkiem kierownika
§ 9. Miejsce udzielania świadczeń
1. Świadczenia zdrowotne udzielane są na terenie Podmiotu.
2. W uzasadnionych przypadkach i za zgodą Kierownika Podmiotu możliwe jest udzielanie świadczeń:
a) u pacjenta w jego miejscu zamieszkania (wizyty domowe);
b) w trybie konsultacji online (telemedycyna) – zgodnie z regulaminem świadczeń zdrowotnych udzielanych drogą elektroniczną.
3. Świadczenia zdrowotne mogą być udzielane w godzinach pracy określonych
w harmonogramie pracy Podmiotu.
________________________________________
PROCES UDZIELANIA ŚWIADCZEŃ ZDROWOTNYCH
§ 10. Przyjęcie pacjenta
1. Pacjent zgłaszający się do Podmiotu zobowiązany jest do podania następujących informacji:
a) imienia, nazwiska i numeru PESEL;
b) adresu zamieszkania;
c) numeru telefonu lub adresu e-mail;
2. Pacjent zobowiązany jest do podania analizy wywiadów lekarskich dotyczącej:
a) obecnych dolegliwości i objawów;
b) dotychczasowego leczenia;
c) przebytych chorób i zabiegów;
d) stosowanych leków;
e) uczulenia.
3. Rejestracja pacjentów odbywać się może:
a) osobiście w recepcji Podmiotu;
b) telefonicznie;
c) za pośrednictwem strony internetowej Podmiotu;
d) poprzez elektroniczny system rezerwacji.
§ 11. Pierwsza wizyta
1. Przy pierwszej wizycie pacjent przechodzi diagnostykę początkową, w trakcie której zbierany jest szczegółowy wywiad.
2. Opracowywany jest indywidualny plan leczenia/terapii dostosowany do potrzeb pacjenta.
3. Pacjent informowany jest o:
a) proponowanej metodzie leczenia/terapii;
b) czasie i kosztach leczenia;
c) ewentualnych ryzykach i efektach ubocznych;
d) alternatywnych metodach leczenia.
4. Pacjent wyraża pisemną zgodę na rozpoczęcie terapii.
§ 12. Dokumentacja medyczna
1. Dla każdego pacjenta prowadzona jest kompleksowa dokumentacja medyczna zawierająca:
a) dane osobowe pacjenta;
b) wywiad lekarsko-zdrowotny;
c) wyniki badań diagnostycznych;
d) plan leczenia/terapii;
e) notatki z poszczególnych wizyt;
f) informację o udzielonych świadczeniach;
g) informacje o wynikach leczenia.
2. Dokumentacja medyczna przechowywana jest przez okres wskazany w ustawie
z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz. U. 2009 Nr 52 poz. 417).
3. Dokumentacja może być prowadzona w formie elektronicznej lub papierowej.
§ 13. Opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej
1. Wysokość opłaty za kopie dokumentacji określa ustawa z 6 listopada 2008 r.
o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.
2. Podstawą wyliczenia kwoty odpłatności jest publikowana przez Prezesa Głównego Urzędu statystycznego wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia
w gospodarce.
3. Dokumentację medyczną udostępnia się pacjentowi lub upoważnionej przez niego osobie na podstawie pisemnego wniosku dostępnego w jednostce.
4. Dokumentację medyczną udostępnia się na podstawie przepisów ustawy z dnia
6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta
________________________________________
PRAWA I OBOWIĄZKI PACJENTÓW
§ 14. Prawa pacjentów
1. Pacjent ma prawo do:
a) rzetelnej informacji o stanie zdrowia, rokowaniu i możliwościach leczenia –
w sposób zrozumiały dla pacjenta;
b) swobodnego wyboru terapeuty spośród pracowników Podmiotu (o ile jest to możliwe);
c) tajemnicy lekarz-pacjent i pełnej dyskrecji dotyczącej jego osoby, stanu zdrowia i udzielonych świadczeń;
d) wyrażenia pisemnej zgody na udzielenie świadczeń;
e) dostępu do swojej dokumentacji medycznej;
f) interpelacji i składania reklamacji dotyczących działalności Podmiotu;
g) poszanowania godności i praw człowieka;
h) opieki zdrowotnej bez dyskryminacji ze względu na płeć, wiek, rasę, religię, orientację seksualną;
i) skorzystania z poradnictwa pacjenta i Rzecznika Praw Pacjenta;
j) zwrotu kosztów w przypadku niezrealizowania usługi z winy Podmiotu.
§ 15. Obowiązki pacjentów
1. Pacjent zobowiązany jest do:
a) terminowego stawienia się na zaplanowane wizyty (powiadomienie o niemożności przybycia powinno nastąpić co najmniej 24 godziny wcześniej);
b) uczciwego i pełnego podania informacji na temat stanu zdrowia;
c) przestrzegania poleceń i zaleceń terapeuty;
d) stosowania się do regulaminu Podmiotu;
e) utrzymywania czystości i porządku w pomieszczeniach Podmiotu;
f) zachowania się w sposób godny i nie zakłócający pracy Podmiotu;
g) nieprzebywania w stanie wyraźnie spowodowanym alkoholem lub narkotyków;
h) respektowania praw innych pacjentów;
i) uiszczenia należnych opłat za udzielone świadczenia w ustalonym terminie.
§ 16. Sankcje za naruszenie obowiązków
1. W przypadku naruszenia obowiązków określonych w § 15 Kierownik Podmiotu może:
a) udzielić pacjentowi pisemnego ostrzeżenia;
b) czasowo ograniczyć prawo pacjenta do korzystania ze świadczeń Podmiotu;
c) rozwiązać umowę o udzielanie świadczeń zdrowotnych i wypisać pacjenta;
d) zwrócić się do organów ochrony porządku publicznego w przypadku zachowania zagrażającego bezpieczeństwu.
2. Pacjent zachowujący się agresywnie lub wulgarnie wobec personelu zostaje natychmiast usunięty z Podmiotu.
________________________________________
PRACOWNICY PODMIOTU
§ 17. Wymagania wobec pracowników
1. Pracownicy Podmiotu muszą spełniać następujące wymagania:
a) posiadanie odpowiednich kwalifikacji zawodowych i uprawnień do wykonywania danego zawodu;
b) posiadanie ważnego certyfikatu o odbytym szkoleniu z zakresu bezpieczeństwa pracy;
c) posiadanie zaświadczenia o niekaralności (w określonych przypadkach);
d) przesłanie badań lekarskich potwierdzających zdatność do pracy;
e) odpowiednią kondycję fizyczną i psychiczną do wykonywania zawodu.
2. Pracownicy udzielający świadczeń zdrowotnych muszą posiadać:
a) dyplom ukończenia studiów na kierunku psychologia, fizjoterapia lub inne kierunki mające zastosowanie w branży zdrowotnej;
b) licencję lub prawo wykonywania zawodu (dla zawodów regulowanych);
c) ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (OC).
§ 18. Obowiązki pracowników
1. Pracownicy Podmiotu zobowiązani są do:
a) wykonywania pracy rzetelnie i sumiennie;
b) przestrzegania postanowień regulaminu;
c) zachowania tajemnicy zawodowej i poufności informacji o pacjentach;
d) utrzymywania bezpiecznych warunków pracy;
e) uczciwego traktowania pacjentów i współpracowników;
f) systematycznego doskonalenia swoich umiejętności zawodowych;
g) stosowania się do poleceń Kierownika Podmiotu;
h) wykazywania się fachowością i profesjonalizmem.
§ 19. Harmonogram pracy
1. Harmonogram pracy pracowników ustala Kierownik Podmiotu z uwzględnieniem potrzeb Podmiotu i obowiązujących przepisów prawa pracy.
2. Pracownicy zobowiązani są do:
a) punktualnego zgłoszenia się do pracy;
b) zgłaszania nieobecności niezwłocznie Kierownikowi lub kierownikowi zespołu;
c) informowania o zmianach na co najmniej 24 godziny wcześniej (o ile to możliwe).
3. Zmiana harmonogramu wymaga pisemnego potwierdzenia zarówno pracownika jak i Kierownika Podmiotu.
________________________________________
BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY
§ 20. Bezpieczeństwo i higiena
1. Podmiot zapewnia pracownikom i pacjentom bezpieczne i higieniczne warunki pracy i pobytu.
2. Wymogi bezpieczeństwa i higieny to:
a) regularna dezynfekcja i czyszczenie pomieszczeń;
b) dostęp do środków ochrony osobistej;
c) szkolenia z zakresu bezpiecznych praktyk medycznych;
d) prowadzenie rejestrów wypadków i incydentów;
3. Pracownicy zobowiązani są do:
a) noszenia czystego, fachowego ubioru;
b) utrzymywania wysokich standardów higieny osobistej;
c) dezynfekowania rąk przed i po kontakcie z pacjentem;
d) stosowania się do procedur bezpieczeństwa;
e) posiadać ubezpieczenie OC.
§ 21. Choroby zakaźne
1. Pracownik lub pacjent wykazujący widoczne objawy choroby zakaźnej powinien pozostać w domu lub opuścić Podmiot.
2. Pracownik powracający do pracy po chorobie zakaźnej powinien posiadać zaświadczenie lekarskie potwierdzające zdatność do pracy.
3. W sytuacji podejrzenia choroby zakaźnej Kierownik Podmiotu powiadamia właściwe organy zdrowia publicznego.
§ 22. Profilaktyka i zapobieganie zakażeniom
1. Podmiot prowadzi aktywną profilaktykę i zapobieganie zakażeniom zgodnie
z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych.
2. Pracownicy przechodzą szczepienia ochronne zgodnie z Kalendarzem Szczepień
i zaleceniami lekarza medycyny pracy.
________________________________________
OPŁATY ZA ŚWIADCZENIA ZDROWOTNE
§ 23. Koszty i płatności
1. Pacjenci mogą korzystać ze świadczeń zdrowotnych na podstawie:
a) płatności prywatnej – świadczenia nierefundowane.
2. Cena poszczególnych świadczeń podawana jest do wiadomości pacjenta:
a) w formie cennika dostępnego na stronie internetowej Podmiotu;
b) w formie informacji w recepcji Podmiotu;
c) w trakcie rejestracji pacjenta.
3. Pacjent zobowiązany jest do uiszczenia należności:
a) przed udzielaniem świadczenia (dla pacjentów prywatnych);
4. Po rozpoczęciu psychoterapii w ciągu każdego roku kalendarzowego pacjent może odwołać bezpłatnie pod warunkiem poinformowania o tym rejestracji do 24 godzin przed terminem sesji:
a) łącznie 2 sesje psychoterapii (w przypadku częstotliwości sesji raz na dwa tygodnie),
b) łącznie 4 sesje psychoterapii (w przypadku częstotliwości sesji raz w tygodniu),
c) łącznie 8 sesji psychoterapii (w przypadku częstotliwości sesji dwa razy w tygodniu)
5. Odwołanie każdej kolejnej sesji powyżej tego limitu lub po terminie 24 godzin skutkuje koniecznością wniesienia za nią 100% opłaty przed kolejną sesją.
§ 24. Rachunki i faktury
1. Za każde udzielone świadczenie Podmiot wystawia rachunek lub fakturę.
2. Rachunek zawiera:
a) datę wystawienia;
b) rodzaj udzielonej usługi;
c) kwotę do zapłaty;
d) formę płatności;
e) termin płatności.
3. Płatności udzielane są z góry.
§ 25. Zwrot kosztów
1. Zwrot kosztów udzielonego świadczenia możliwy jest w sytuacji:
a) rezygnacji pacjenta z wizyty na co najmniej 24 godziny przed umówionym terminem, z zastrzeżeniem § 23 ust. 5;
b) w sytuacji, gdy pacjent odwołuje wizytę w terminie krótszym niż 24 godziny przed jej planowanym rozpoczęciem nie przysługuje mu prawo do zwrotu poniesionych kosztów
c) błędu w rozliczeniu
2. Zwrot dokonywany jest w ciągu 14 dni roboczych od daty zgłoszenia reklamacji.
________________________________________
WSPÓŁPRACA Z INNYMI PODMIOTAMI
§ 26. Koordynacja z innymi placówkami medycznymi
1. Podmiot współpracuje z innymi podmiotami leczniczymi w celu zapewnienia prawidłowości diagnostyki, leczenia, pielęgnacji i rehabilitacji pacjentów oraz ciągłości przebiegu procesu udzielania świadczeń zdrowotnych.
2. Współpraca obejmuje:
a) wymianę informacji o pacjencie (za jego pisemną zgodą);
b) skierowania do specjalistów;
c) konsultacje z innymi profesjonalistami zdrowia (za jego pisemną zgodą).
3. Warunki współpracy regulują umowy zawierane pomiędzy Podmiotem a innymi placówkami medycznymi.
§ 27. Prowadzenie rejestru pacjentów
1. Podmiot prowadzi rejestr pacjentów zawierający:
a) datę pierwszej wizyty;
b) wyniki terapii;
c) informacje o wypisaniu/wznowieniu leczenia.
2. Rejestr prowadzony jest w celu:
a) monitorowania jakości świadczonych usług;
b) analizy efektywności terapii;
c) planowania rozwoju Podmiotu.
________________________________________
NADZÓR I KONTROLA
§ 28. Organy nadzoru
1. Nad działalnością Podmiotu nadzór sprawują:
a) Wojewoda Małopolski (w zakresie rejestru RPWDL);
b) Inspektor Ochrony Danych Osobowych (w zakresie RODO);
c) Państwowa Inspekcja Pracy (w zakresie bezpieczeństwa pracy);
d) Powiatowy Inspektor Sanitarny (w zakresie higieny);
e) Rzecznik Praw Pacjenta (w zakresie praw pacjentów).
2. Pracownicy Podmiotu zobowiązani są do udzielenia pełnej współpracy organom nadzoru.
§ 29. Samokontrola i audyt wewnętrzny
1. Kierownik Podmiotu prowadzi regularną kontrolę:
a) prawidłowości prowadzenia dokumentacji medycznej;
b) jakości udzielanych świadczeń;
c) przestrzegania postanowień regulaminu;
d) zgodności działalności z przepisami prawa.
2. Wyniki kontroli dokumentowane są i stanowią podstawę do wprowadzania ewentualnych ulepszeń.
§ 30. Reklamacje i skargi
1. Pacjent, pracownik lub inna osoba może złożyć skargę lub reklamację dotyczącą:
a) jakości udzielonych świadczeń;
b) naruszenia praw pacjenta;
c) zachowania pracownika;
d) warunków pobytu w Podmiocie.
2. Skargi mogą być złożone:
a) ustnie w recepcji Podmiotu;
b) pisemnie na adres Podmiotu;
c) za pośrednictwem poczty elektronicznej;
d) osobiście u Kierownika Podmiotu.
3. Każda skarga rozpatrywana jest w ciągu 14 dni roboczych od daty złożenia.
4. Pacjent ma prawo zwrócić się do Rzecznika Praw Pacjenta ze skargą na działalność Podmiotu.
________________________________________
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 31. Wejście w życie regulaminu
1. Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem jego zatwierdzenia przez Kierownika Podmiotu.
2. Regulamin stanowi integralną część dokumentacji Podmiotu i udostępniany jest pacjentom oraz pracownikom.
§ 32. Zmiany regulaminu
1. Regulamin Organizacyjny może być w każdym czasie zmieniony przez Kierownika Podmiotu Leczniczego, w szczególności w razie:
a) rozszerzenia lub ograniczenia zakresu udzielanych świadczeń zdrowotnych;
b) utworzenia, przekształcenia lub likwidacji komórek organizacyjnych;
c) zmiany przepisów prawa wpływających na organizację udzielania świadczeń zdrowotnych.
2. Zmiany Regulaminu wchodzą w życie z dniem wskazanym w zarządzeniu Kierownika Podmiotu Leczniczego, nie wcześniej jednak niż z dniem wejścia
w życie odpowiednich zmian w RPWDL, jeżeli takie są wymagane.
§ 33. Pozostałe sprawy
1. Sprawy nieuregulowane w niniejszym regulaminie regulują obowiązujące przepisy prawa, w szczególności:
a) ustawa o działalności leczniczej z dnia 15 kwietnia 2011 r.;
b) ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta z dnia 6 listopada 2008 r.;
c) ustawa o ochronie danych osobowych (RODO);
d) kodeks pracy;
e) inne powszechnie obowiązujące przepisy prawa.